Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP, für alle Arbeitgeber verpflichtend. Damit müssen prüfungsrelevante Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie aus der Finanzbuchhaltung elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt werden können.
Die euBP betrifft die regelmäßige Sozialversicherungsprüfung und ist nicht mit einer steuerlichen Betriebsprüfung des Finanzamts zu verwechseln. Auch kleine Unternehmen und Betriebe mit nur wenigen Beschäftigten müssen sich auf die neue Pflicht einstellen.
Wichtig ist vor allem, frühzeitig zu prüfen, ob die eingesetzte Lohn- und Buchhaltungssoftware die euBP vollständig unterstützt. Ein einfacher Excel-Export reicht hierfür nicht aus. Die Übermittlung muss über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungs- oder Finanzbuchhaltungsprogramm erfolgen.
Unternehmen sollten zudem rechtzeitig mit ihrem Steuerberater oder Lohnbüro klären, wer für die Datenübermittlung, die Kontrolle von Rückmeldungen und die Bereitstellung zusätzlicher Unterlagen verantwortlich ist.
Besondere Aufmerksamkeit ist bei Sachbezügen, Firmenwagen, Reisekosten, Minijobs, freien Mitarbeitern, pauschal versteuerten Leistungen und der Künstlersozialabgabe erforderlich. Abweichungen zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung können bei einer elektronischen Prüfung schneller erkannt werden.
Auch bei einem Wechsel der Software oder des Steuerberaters müssen die bisherigen Daten vollständig erhalten bleiben. Unternehmen sollten daher bereits 2026 einen Testlauf durchführen und prüfen, ob alle relevanten Daten korrekt und vollständig übermittelt werden können.
Empfehlung
Unternehmen sollten jetzt:
- die euBP-Fähigkeit ihrer Software prüfen,
- Zuständigkeiten mit dem Steuerberater festlegen,
- Lohn- und Finanzbuchhaltung miteinander abstimmen,
- digitale Unterlagen vollständig und geordnet bereithalten,
- historische Daten bei Systemwechseln sichern,
- und rechtzeitig einen Testlauf durchführen.
Wer sich frühzeitig vorbereitet, kann Rückfragen, Verzögerungen und mögliche Beitragsnachforderungen vermeiden.
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